Qu’est-ce qu’une liste de colisage et à quoi sert-elle?

Qu’est-ce qu’une liste de colisage et à quoi sert-elle?

Une liste de colisage est le document qui indique à tous les intervenants en aval ce qui se trouve réellement dans une expédition : le nombre d’articles, les poids, les dimensions et la répartition par carton ou par palette. Elle accompagne la marchandise et elle est vérifiée par rapport à trois éléments à la fois : ce qui a été commandé, ce qui a été reçu et ce que les douanes s’attendent à voir.

C’est généralement cet aspect qui retient d’abord l’attention des équipes. Mais la vraie valeur d’une liste de colisage prend toute son importance une fois la marchandise expédiée. C’est elle qui permet à votre équipe d’entrepôt de vérifier une livraison en quelques minutes plutôt qu’en quelques heures, aux douanes de dédouaner une expédition sans retenue, et à votre équipe comptable de repérer une erreur de facturation avant qu’elle ne devienne un litige.

En quoi une liste de colisage diffère d’une facture commerciale

Les deux documents accompagnent une expédition et énumèrent tous deux les marchandises qu’elle contient. C’est là que s’arrêtent les similitudes.

Une facture commerciale est un document financier. Elle indique la valeur des marchandises, les conditions de vente et la partie responsable du paiement des droits de douane. Les douanes et votre équipe des finances s’en servent pour calculer les sommes dues.

Une liste de colisage est un document opérationnel. Elle ne contient aucun prix. Elle existe pour répondre à une seule question : que contient physiquement chaque carton ou palette, et combien cela pèse-t-il? Les équipes de réception, les transitaires et les courtiers en douane s’en servent tous pour vérifier que l’expédition correspond à ce qui a été déclaré, sans avoir besoin de connaître les coûts.

Si votre liste de colisage et votre facture commerciale indiquent des quantités d’articles différentes, cet écart est exactement le genre de signal d’alarme qui peut entraîner un blocage aux douanes ou un litige à la réception.

Que doit contenir une liste de colisage?

Une liste de colisage n’est utile que si ses champs sont assez précis pour être vérifiés par rapport à une expédition physique. Au minimum, elle devrait inclure :

• les noms et adresses de l’expéditeur et du destinataire
• le numéro de bon de commande ou de référence
• les UGS et les descriptions des articles
• la quantité par carton ou par palette
• le poids, les dimensions et le nombre total de colis
• la numérotation des cartons ou des palettes, si l’expédition compte plus de quelques unités

Omettre l’un ou l’autre de ces champs ne rend pas le document plus rapide à préparer. Cela ne fait que déplacer le problème vers les équipes suivantes, où quelqu’un à l’entrepôt ou à la frontière devra retrouver l’information manquante manuellement.

Pourquoi l’exactitude d’une liste de colisage est importante sur le plan opérationnel

Une liste de colisage n’est utile que si les chiffres qu’elle contient correspondent à la réalité. Lorsque ce n’est pas le cas, le coût se fait sentir à trois endroits précis.

De meilleures vérifications à la réception et à l’entrepôt

Les équipes de réception utilisent la liste de colisage pour confirmer une expédition sans avoir à ouvrir chaque carton et à compter les articles à la main. Lorsque le nombre de cartons et les poids sont exacts, cette vérification prend quelques minutes. Lorsqu’ils sont erronés, quelqu’un doit interrompre les opérations, recompter et déterminer si le problème vient de l’expédition, de la paperasse ou de la commande d’origine.

Moins d’écarts douaniers et documentaires

Les courtiers en douane comparent la liste de colisage à la facture commerciale et au connaissement. Un écart, même minime comme un nombre de cartons erroné de deux unités, suffit à déclencher une vérification manuelle. Cette vérification peut ajouter plusieurs jours à un dédouanement qui aurait dû prendre quelques heures.

Moins de corrections, de retards et de réclamations en aval

Si une liste de colisage sous-estime le poids ou surestime la quantité, l’erreur ne reste pas isolée. Elle refait surface lorsque la facture du transporteur ne correspond pas au devis, lorsqu’une réclamation est déposée pour des articles manquants qui n’ont jamais réellement été expédiés, ou lorsqu’une équipe d’entrepôt doit produire un rapport d’exception au lieu de simplement ranger l’expédition.

Quand une mauvaise liste de colisage devient coûteuse

La liste de colisage elle-même n’est pas ce qui coûte cher. Ce qui coûte cher, c’est ce qu’une liste erronée déclenche.

Selon Customs Support Group et BCG, de 20 % à 40 % des retards sont liés à des erreurs de classification ou de documentation évitables.

Au lieu d’une vérification de réception de cinq minutes, une équipe d’entrepôt passe une heure à vérifier la concordance où le nombre de cartons sur la liste de colisage ne correspond pas à ce qui est réellement arrivé.

Au lieu d’être dédouanée le jour même, une expédition reste bloquée pendant 48 heures pendant qu’un courtier demande un document corrigé.

Au lieu d’un rapprochement de facture sans problème, la comptabilité signale une facture de transport qui ne correspond pas au poids déclaré, et quelqu’un doit remonter à la source de l’écart.

Aucun de ces cas n’est dramatique en soi. Ce sont des problèmes récurrents qui s’accumulent à chaque expédition envoyée par votre entreprise.

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